MEMBUAT SURAT MASSAL (MAIL MERGE) PADA MICROSOFT WORD

Disini kita akan belajar membuat surat massal. Aplikasi yang kita gunakan adalah Microsoft Word. Surat massal (mail merge) merupakan suatu fasilitas pembuatan surat yang isi suratnya telah berbentuk baku, sedangkan informasi data dapat berbeda-beda. Dengan menggunakan fasilitas Mail Merge dapat membantu kita dalam pembuatan undangan, slip gaji, surat keterangan dan lain-lain. Dalam pembuatan surat massal kita harus mempunyai tiga dokumen atau file sebagai berikut:

1. Dokumen Master (surat)
2. Dokumen Data
3. Dokumen Gabungan (surat dan data)

Langkah-langkah pembuatan surat massal adalah sebagai berikut:

1. Buka Aplikasi Microsoft Word. Klik tab "Mailing", lalu klik Start "Mail Merge" pilih "Letter".
2. Kemudian ketiklah surat sesuai keinginan, misalnya sebagai berikut:

3. Setelah selesai mengetik surat, selanjutnya adalah mengedit penerima surat. Klik tab "Select Recipients". Lalu klik salah satu pilihan sebagai berikut:

• Type New List : klik pilihan ini untuk membuat sumber data baru.
• Use Existing List : klik pilihan ini untuk membuat sumber data yang telah dibuat sebelumnya.
• Select from Outlook Contact : klik pilihan ini untuk menggunakan sumber data yang telah dibuat dengan Microsoft Office Outlook.
• Buat sumber data baru dengan cara klik pilihan "Type New List", maka akan tampil jendela New Address List seperti gambar berikut: 

4. Klik tombol "Customize Colums" untuk membuka kotak dialog "Cutomize Address List" seperti gambar berikut:

5. Untuk merubah nama field sesuai dengan kebutuhan data, lakukan dengan  petunjuk sebagai berikut:
• Pilih nama field di bawah "field name" kemudian tekan tombol "Delete" pada layar akan tampil kotak dialog seperti berikut, klik tombol "Yes".

• Ulangi langkah di atas untuk menghapus seluruh nama field lain yang ada dalam kotak dialog "Cutomize Address List".
6. Setelah seluruh nama field terhapus klik tombol "Add" untuk menambah field baru sesuai keinginan misalnya ketik nama field "Nomor" lalu klik tombol "OK".

7. Ulangi langkah 6 di atas untuk menambah field-field lain seperti berikut: Nama, Alamat, Kota dan Tanggal hingga kotak dialog "Cutomize Address List" tampak seperti berikut:

8. Klik tombol "OK", dan isi data sesuai keinginan pada pada kotak dialog "New Address List" seperti gambar di bawah. Untuk pindah ke sel berikutnya pada baris yang sama tekan tombol "Tab".

• New Entry, untuk mengisi data nama perusahaan, alamat dan kota yang baru.
• Delete Entry, untuk menghapus data yang aktif dalam kotak dilog ini.
• Find, untuk mencari data tertentu dalam List Entry.
• Customize Coloums, untuk merubah nama field sesuai dengan keinginan.
9. Jika sudah selesai klik tombol "OK" untuk menutup kotak dialog "New Address List" dan muncul informasi untuk penyimpanan, ketikkan nama field dalam kotak "File name" misalnya "data penerimaan penawaran barang", lalu klik tombol "save".
10. Selanjutnya blok terlebih dahulu "<<nomor>>" pada dokumen, kemudian klik "Insert Merge Field" pilih "Nomor". Begitu juga untuk <<Nama>>, <<Alamat>>, <<Kota>> dan <<Tanggal>>.

11. Ulangi langkah 10 di atas untuk memasukkan field-field lain hingga tampak seperti berikut.

12. Klik ikon "Preview Results" untuk melihat hasil penggabungan antara surat dengan sumber data hingga tampak seperti gambar berikut.

13. Untuk melihat hasil penggabungan record-record yang lain gunakan tombol-tombol berikut.

14. Jika ada kesalahan dari hasil penggabungan field, kita dapat memperbaikinya. Klik tab "Mailings" lalu pilih "Edit Recipient List", maka akan tampil jendela seperti berikut.
• Klik nama database di bawah "Data Source" misalnya klik "data penerimaan penawaran barang.mdb", lalu klik tombol "Edit" maka kotak dialog Edit Data Source akan terbuka.

• Gantilah data yang salah dalam kotak dialog seperti pada gambar di bawah, kemudian klik "OK" jika sudah sesuai.

• Selanjutnya klik tombol "Yes" pada kotak dialog yang muncul, ini menginformasikan untuk memperbaharui data sebelumnya. Setelah itu akan kembali pada kotak dialog "Mail Merge Recepient" klik tombol "OK".

15. Anda dapat mengecek kesalahan dengan cara melakukan klik ikon "Auto Check for Error", cara ini proses editing dilakukan pada masing-masing lembar surat hasil penggabungan, karena dengan melakukan klik ikon ini akan menghasilkan dokumen baru yang diberi nama "letters1" seperti tampil berikut.


16. Berikutnya klik ikon "Finish & Merge" kemudian pilih salah satu pilihan berikut:

• Edit Individual Documents, klik pilihan ini untuk mengedit hasil penggabungan surat dengan sumber data, dengan  pilihan ini akan menampilkan kotak dialog berikut:

• All, digunakan untuk menggabungkan seluruh data ke dalam dokumen baru.
• Current Record, digunakan untuk menggabungkan surat dengan record yang aktif saat ini.
• From...to...., digunakan untuk menggabungkan surat dengan nomor record tertentu hingga nomor record tertentu. Misalnya From 2 to 5, artinya menggabungkan surat dengan record 2 hingga record 5.
• Print Document, hidupkan printer dan siapkan kertas hingga printer siap untuk mencetak. Dengan pilihan ini akan menampilkan kotak dialog seperti berikut ini.

• All, digunakan untuk mencetak seluruh hasil penggabungan main dokumen dengan sumber data pada kertas.
• Current Record, digunakan untuk mencetak hasil surat dengan record yang aktif saat ini pada kertas.
• From...to...., digunakan untuk mencetak surat dengan sumber data nomor record tertentu hingga nomor record tertentu. Misalnya From 2 to 5, artinya mencetak hasil penggabungan surat dengan record 2 hingga record 5 pada kertas.
• Send E-mail Messages, digunakan untuk mengirim surat lewat E-mail (jaringan internet).

Demikianlah tutorial tentang pembuatan surat masal ini. Terima kasih atas kunjungan anda, semoga bermanfaat bagi kita semua.